Как управлять запасами, чтобы увеличить прибыль. Журнал «Дистрибуция и логистика» №1/2014
07.03.2014 13:55

Решать многие важные для бизнеса задачи более качественно и эффективно помогают современные IT+решения. Не обходят вниманием разработчики автоматизированных систем и такую непростую область деятельности, как управление запасами и закупками. О том, какие возможности предоставляет предприятиям, прибыльность которых существенно зависит от эффективности управления товарными запасами, система Inventor, в интервью ДиЛ рассказал генеральный директор компании Inventor Soft Алексей Поташев.

ДиЛ: – Давайте начнем с того, для решения каких задач разработана система Inventor.

А. П.: – Она предназначена для эффективного управления товарными запасами дистрибьюторских компаний и розничных сетей. Однако вопрос в том, что вкладывать в понятие «эффективность». В большинстве случаев под таковой подразумевают повышение уровня сервиса и оборачиваемости товарных запасов. Это, безусловно, важные показатели, но возникает вопрос, как задать корректные их целевые уровни для каждой ассортиментной позиции, на каждом складе или в торговой точке?

ДиЛ: – Очевидно, эффективной следует считать систему, которая позволяет одновременно решать две задачи: повышать уровень сервиса и сокращать запасы. Тогда можно установить целевой уровень сервиса 97–98%, а целевой уровень товарного запаса задать заметно ниже среднеотраслевого – скажем, 35 дней, если для отрасли считается приемлемым 45 дней. В результате мы получим амбициозную цель, достижение которой должно принести компании положительные результаты.

А. П.: – На первый взгляд, это логично. Но возникает вопрос: какой ценой? Можно обеспечивать высокий уровень сервиса за счет высоких страховых запасов. А можно сократить их и перейти на более частые поставки в максимально сжатые сроки (хотя чаще всего компания ими не управляет). Именно так можно достичь заданных целевых показателей. Но что будет при этом происходить с затратами компании? Заработает ли она дополнительную прибыль или, наоборот, понесет убытки?

ДиЛ: – Что же в таком случае заложено в понятие «эффективность» в системе Inventor?

А. П.: – Главная цель любой коммерческой организации – получение прибыли в долгосрочной перспективе. Поэтому в идеологию системы Inventor положен следующий принцип: все решения по оптимизации товарных запасов должны приводить к увеличению прибыли компании. Т.е. целевой функцией оптимизации для Inventor является прибыль, которая должна стремиться к максимуму. И основной задачей системы, соответственно, является нахождение оптимальных параметров управления товарными запасами для каждого SKU, при которых компания зарабатывает максимальную прибыль, т.е. минимизирует переменные затраты, включая издержки по дефициту.

ДиЛ: – А что Вы вкладываете в понятие «оптимальные параметры управления запасами»?

А. П.: – Для оптимального управления товарным запасом по каждому SKU на каждом объекте хранения (складе или торговой точке) необходимо определить два основных параметра – порог и объем заказа (ROP и ROQ): Точка заказа Viпор – объем остатка, при котором выполняется пополнение; Объем заказа Viзак – объем пополнения.

ДиЛ: – На первый взгляд все выглядит достаточно просто. Но как связать данные параметры с увеличением прибыли компании?

А. П.: – Принцип простой: очень скрупулезно и внимательно считаем деньги! Например, в основе классической формулы Вильсона лежит похожий финансовый подход, хоть и упрощенный: стоимость хранения против стоимости пополнения (дефицит в этой формуле, как мы знаем, не учитывается). Очевидно, что если товарная позиция имеет определенный месячный объем продаж и определенную маржинальность, максимальную прибыль компания получит при минимальных затратах на содержание и обслуживание товарного запаса.

ДиЛ: – А как правильно рассчитывать эти затраты? Что при этом следует учитывать?

А. П.: – Все начинается с простейшего уравнения прибыли:

Постоянные затраты (не зависящие от товарных запасов) при решении данной задачи нас не интересуют, поскольку они в оптимизации не участвуют. Значит, мы можем перейти от функции максимизации прибыли к минимизации переменных издержек. Но при этом следует учитывать также издержки дефицита.

Т.е. зоной оптимизации для нас являются переменные издержки, величина которых зависит от объемов хранимого запаса и частоты его пополнения (Рис. 1):

• издержки дефицита – они тем выше, чем больше мы снижаем товарный запас. Для сокращения этих издержек запас необходимо наращивать;

• издержки хранения – они растут вместе с ростом объема запасов, а для их уменьшения запасы, естественно, нужно сокращать;

• издержки пополнения, которые тем больше, чем чаще происходит пополнение запаса. Для их сокращения необходимо снижать частоту пополнения.

Издержки управления запасами

И для системы Inventor основой задачей является определение оптимального значения точки заказа и объема пополнения по каждому SKU, при которых значение совокупных издержек будет минимальным, а удельная прибыль компании, соответственно, максимальной.

ДиЛ: – Какие основные параметры учитывает система при поиске оптимальных параметров управления товарными запасами?

А. П.: – Если говорить в общих чертах, при решении оптимизационной задачи система Inventor учитывает следующие данные:

• себестоимость и наценка;

• отсрочки платежа (кредиторская и дебиторская

задолженность);

• ставка дисконтирования (стоимость заемных

средств);

• стоимость складских и офисных операций;

• стоимость аренды;

• затраты на организацию поставки;

• сроки поставки;

• статистика продаж товара: средний спрос, сезонность, вариативность продаж.

ДиЛ: – А можно немного подробнее о функциональных возможностях системы Inventor?

А. П.: – Она состоит из двух основных функциональных модулей. Задача первого заключается в нахождении оптимальных порога и объема заказа для каждого SKU. Т.е. он рассчитывает, в какой момент нужно заказывать данную позицию (порог) и сколько ее следует заказывать (объем заказа).

Общая схема работы системы Inventor

В ходе решения данной задачи выполняются следующие операции:

• верификация – проверка корректности исходных данных, загруженных из системы заказчика;

• фильтрация выбросов – по типу транзакции, по размеру заказа, по отклонению от среднего объема продаж или среднего чека и т.д.;

• восстановление спроса – выявление периодов дефицита товара и восстановление статистики продаж в такие периоды;

• классификация ассортимента – на основании набора критериев (доходность, регулярность продаж, стабильность присутствия) ассортимент разделяется на: управляемый (управляем на основании расчета системы), ручной (нехватка статистики – необходимо экспертное мнение), убыточный (необходимо выводить из ассортимента) и т.д.;

• расчет финансовой модели – на основании заданных статей затрат для каждого SKU определяются доходность, затраты на хранение и затраты на пополнение;

• прогнозирование – расчет прогнозной скорости продаж, определение тренда продаж и сезонности, Ex-post поиск оптимальных параметров прогноза на разные горизонты. И на последнем этапе – оптимизация с учетом ресурсных ограничений – осуществляется поиск оптимальных параметров управления товарным запасом для каждого SKU – порога и объема заказа. Причем производить этот поиск  можно с учетом ресурсных ограничений: по физическому объему склада, по денежным средствам в товарных запасах, по оборотным активам, количеству строк на прием и т.д.

А в итоге проводится расчет контрольных параметров: уровень сервиса, средний запас, оборачиваемость, плановая прибыль за период, плановые издержки хранения, дефицита, пополнения.

Отзыв о системе

В результате внедрения существенно сократились случаи возникновения дефицита по акционным товарам и значительно снизились излишние запасы на выходе из промо активности.

ПРИЙМАЧЕВ ЭДУАРД
Директор сети PROSTOR

Освобождение и упрощение работы бренд-менеджеров позволило ускорить написание заказов с 1-2 дней на заказ, до 3-5 заказов в день. Что в свою очередь позволило повысить постоянно поддерживаемый складской ассортимент с ~32 000 до ~72 000 sku.

Ирэна Дехтяренко
Директор по закупкам AD Smartec (ныне директор по SCM "ПартКом"))

Внедрен инструмент, позволяющий более равномерно распределить нагрузку на центральный склад за счет снижения пиковых нагрузок в период подготовки сети к промо активностям. 

ПРИЙМАЧЕВ ЭДУАРД
Директор сети PROSTOR

Проект стал необходимым шагом для поддержания развития быстро растущего ритейл-направления в бизнесе компании. Успешная реализация проекта оказала прямое влияние на финансовые результаты.

Андрей Ларкин
вице-президент, главный финансовый директор "Билайн"